Az e-mailes ügyintézés terén egy közös, osztott levelezőrendszer került bevezetésre, amelynek köszönhetően minden operátor valós időben hozzáfér az ügyfélkommunikációhoz. A levelek megfelelő címkézéssel vannak ellátva, ezzel is biztosítva mindenki számára, hogy minden feladat rendelkezik felelőssel, hiszen több ember, beleértve a megrendelőt is, egymással párhuzamosan is jelen lehet a levelezőrendszerben.
Az ismétlődő kérdések és kérések gyors kezelése érdekében sablon leveleket dolgoztunk ki a megrendelő preferenciáinak és stílusának megfelelően, amelyek biztosítják, hogy a válaszadás egységes és gyors legyen.
Az ügyintézést tovább segíti a megosztott dokumentumok rendszere. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy minden csapattag valós időben hozzáférjen a szükséges információkhoz, sablonokhoz, segédanyagokhoz, amelyeket bármikor előhívhatnak a kérdések gyors és pontos megválaszolásához. Az operátorok így gyorsan elérhetik a legfrissebb adatokat, naptári foglalásokat és egyes problémák vagy elakadások esetén gyorsan megtalálhatják a megfelelő válaszokat és irányelveket.
Emellett összeállítottunk egy, az orvosi és labor kifejezésekre fókuszáló szakmai kisokost is, amely az operátorok számára könnyíti meg a bonyolultabb kérdések, kérések menedzselését. A dokumentumokat csak a jogosultsággal rendelkező személyek érhetik el, zárt rendszeren keresztül, az adatvédelmi szabályoknak megfelelően.